Hoe kunnen we jou helpen?

Automatisch mailen afspraakherinneringen

Het is mogelijk automatisch mailtjes te laten sturen naar de cliënten met daarin de datum/tijd van afspraken.
Je kunt hierbij kiezen hoeveel dagen voor een afspraak dit moet gebeuren.

Je kunt er nu ook voor kiezen om kraamvrouwen NIET te mailen. Het gebeurt automatisch rond 7:00 uur. Om dit te kunnen gebruiken moeten 2 dingen gebeuren:

In de algemene instellingen van de agenda moet een beheerder aangeven bij welke agenda’s dit automatisch mailen moet gebeuren.

• Wanneer er in de tabel bij die agenda in de laatste kolom een 0 staat, wordt er NIET automatisch gemaild.
• Wanneer je er een 1 neerzet, wordt er op de dag van de afspraak gemaild.
• Wanneer je er een 2 neerzet, wordt een mailtje gestuurd dat de cliënt de volgende dag een afspraak heeft etc.
  Natuurlijk wordt alleen gemaild naar cliënten waarbij een geldig email-adres is ingevuld.

Je kunt hier ook aangeven om kraamvrouwen géén herinneringsmailtjes te sturen.
Bij het automatisch mailen wordt het mailsjabloon “Afspraken” gebruikt en wanneer deze niet bestaat de mailsjabloon “Afspraken, algemeen sjabloon”.
Maak de sjabloon “Afspraken” naar wens.
Als je dit sjabloon nog niet hebt gemaakt, wijzig je de naam van het sjabloon “Afspraken, algemeen sjabloon” in “Afspraken” en bewaar je dit sjabloon.

Je kunt in dit sjabloon zelf kiezen of je de volgende afspraak wilt zien of de volgende afspraken en/of de locatie.
Wanneer je de “geselecteerde afspraak” kiest, wordt alleen de afspraak van de geselecteerde dag gemaild; let op: dit kan iets anders zijn de eerste afspraak!
De meeste praktijken kiezen voor <Client.GekozenAfspraak> of een variant ervan. Je kunt bijv. ook kiezen voor <Client.GekozenAfspraakLocatie>, deze zet behalve de begin- en eindtijd van de afspraak ook de naam van de agenda in de afspraak.
Deze kun je aanpassen bij de algemene instellingen van de agenda bij “Nette naam voor mail”.

Tips: Maak altijd een eigen sjabloon “Afspraken” aan en pas het onderwerp en de tekst daarvan aan en zet daar ook algemene informatie in over bijv. locatie.
Gebruik in dit sjabloon niet <Gebruiker.Naam>; aangezien ze automatisch worden verstuurd, levert dit een verkeerde gebruiker op. Test altijd je sjabloon door hem via het Bericht-menu te sturen naar je eigen email-adres.

Let op: een sjabloon met daarin [Client.GekozenAfspraak…] moet vanuit een afspraak verstuurd worden of door de automatische herinneringsmodule. Als je zo’n sjabloon vanuit een cliënt zelf stuurt, is geen afspraak gekozen en wordt dus geen afspraak verzonden.

Controleer verder de instellingen van de mail. Je vindt dit bij het mailen in het Bericht-menu bij Instellingen. Je moet daar kiezen of er al dan niet geantwoord mag worden. Tenslotte, test altijd het mailtje vanuit een toekomstige afspraak in te agenda!
Klik dan rechts op zo’n afspraak en kies voor Mail. Selecteer dan in het Bericht-menu voor “Stuur testmailtje naar te kiezen adres”.

We ondersteunen nu bij automatische mail ook andere sjablonen afhankelijk van het type afspraak en de naam van de agenda.

Dit werkt als volgt:
We gaan even als voorbeeld uit van een afspraaktype “echo” en een agenda met naam “spreekuur”.

Als er dan een mailsjabloon bestaat met naam “afspraken echo_spreekuur” dan wordt dit sjabloon gebruikt voor de herinneringen van dat type in deze agenda.

• Wanneer er geen mailsjabloon bestaat met die naam en wel een met naam “afspraken echo”, dan wordt deze gebruikt.
• Wanneer er ook geen mailsjabloon bestaat met die naam en wel een met naam “afspraken_spreekuur”, dan wordt deze gebruikt.
• Wanneer ook dat mailsjabloon niet bestaat, dan wordt mailsjabloon “afspraken” gebruikt.

Vergelijk hiervoor extern rapport 990. Daarin zie je alle agenda’s van de praktijk en de type afspraken. Verder zie je in de kolommen 10 tot en met 13 de mogelijke mailsjablonen die worden gebruikt.
Wanneer de sjabloon met naam in kolom 10 bestaat wordt deze gebruikt voor de combinatie van agenda en type afspraak. Zo niet, dan de sjabloonnaam in kolom 11. Wanneer deze ook niet bestaat, dan de sjabloon met naam in kolom 12. Anders die in kolom 13.

De automatisch verstuurde mailtjes worden ook in de database opgeslagen en zijn dus ook in de kaart van de cliënt te zien. En ze zijn ook te zien in extern rapport 593. Bij het onderwerp van de mail is dan ” (automatisch)” toegevoegd.
Rapport 914 bevat aantal automatisch verstuurde afspraakmailtjes. Je kunt ook een Engelstalig alternatief maken met sjabloonnaam “Afspraken-Engels”. Als deze sjabloonnaam bestaat wordt deze automatisch gestuurd naar cliënten waarbij ingevuld is dat ze niet-Nederlandstalig is.

Orfeus kan nu 3 typen automatische mailtjes voor je versturen:

• bij afspraken (een aantal dagen voor de afspraak). Als je daarbij aanvullende wensen hebt, laat dat horen dan kunnen we kijken in hoeverre dat eenvoudig te realiseren is;
• naar cliënten met een bepaalde termijn in weken;
• naar cliënten een aantal weken na de partus (of de dag na de partus).

Je kunt ook automatisch mailtjes laten sturen aan cliënten met een bepaalde termijn en die aantal weken geleden bevallen zijn.