Hoe kunnen we jou helpen?

Bankboek aanmaken en bewerken

In Orfeus is het mogelijk om per periode alle ontvangen betalingen van de ziektekostenverzekeraars in te lezen in de girorekening van de praktijk. Ontvangsten worden dan gekoppeld aan de facturen; de betreffende declaratieregels krijgen automatisch een ontvangstdatum.
Tip: Zorg ervoor dat de kolom onderhanden leeg is voordat je de bank inleest. Staat er nog een onderhanden bedrag dan kan het programma mogelijk de ontvangstdatum niet goed neerzetten bij de betreffende goedgekeurde regels.

Eenmalige instellingen die je eerst moet verrichten:

1. Klik in het hoofdscherm van de declaratiemodule op Beheerder en instellingen.

2. Vul de gegevens bij ‘Betalingen’ in. Kies het gewenste type rekening. Bij Map bestanden bank vul je de naam van de map in waar je de bankbestanden opslaat, bijv. c:\vecozo\giroboek. Datum vanaf en beginsaldo heb je nodig om het saldo te kunnen controleren.

Het bankboek inlezen:

1. Log in bij je bank en download de banktransacties voor de gewenste periode. Doe dit bij voorkeur per kalendermaand zodat je geen overlappende periode gaat inlezen.
2. Kies het gewenste type bestand: komma-gescheiden.
3. Sla het bestand op in de daartoe gedefinieerde map. Zie ‘eenmalig instellen’.
4. Open het bankboek in Orfeus: via hoofdscherm van de declaratiemodule
5. Klik op ‘Betaling’ en vervolgens op ‘Bankboek’.
6. In het bankboek klik je op ‘Betaling’ en kies je voor ‘Inlezen betalingen uit map……
7. Selecteer het bestand en en klik op ‘Ok’ alle transacties verschijnen nu in het bankboek.
   Het geïmporteerde bestand hoeft niet bewaard te worden. Zo nodig kun je het opnieuw ophalen bij de bank. Bij het inlezen worden de banktransacties waar mogelijk gekoppeld aan de facturen. Dit kan alleen als het bedrag groter is dan nul, het rekeningnummer herkend wordt als rekeningnummer van een zorgverzekeraar en het factuurnummer in de omschrijving van de transactie is opgenomen.

Er wordt aangegeven hoeveel items ingelezen zijn en hoeveel gekoppeld aan een factuur. Betalingen die je zelf doet worden als negatief bedrag rood weergegeven.
Is het factuurbedrag (rechts) rood, dan betekent dit dat niet het volledige bedrag is uitbetaald.
Drie mogelijke oorzaken hiervoor:

• de betaling is ten onrechte gekoppeld. In dat geval kun je via rechtsklik op het bedrag ontkoppelen.
• het bedrag alsnog toegezegd moet nog uitbetaald worden.
• een deel van de factuur was afgewezen (onderhanden). Als het goed is heb je deze onderhanden bedragen reeds verwerkt; dan hoef je nu niets meer te doen.

Soms worden betalingen niet herkend en zijn ze niet automatisch gekoppeld aan een factuur. Er staat dan geen factuurnummer bij deze betaling. Je kunt de betaling alsnog handmatig toekennen aan de factuur.
Geef een rechtermuisklik op het bedrag en kies voor ‘Toewijzen aan factuur’ of ‘Toewijzen aan creditfactuur’.

Het kan voorkomen dat een betaling ten onrechte is gekoppeld aan een factuur. In dat geval kun je via rechtsklik op het bedrag ontkoppelen.
Tip: Het gebruik van het bankboek voorkomt invoerfouten, wanneer je dit bijv. maandelijks doet is het veel minder werk dan het invoeren van de betalingen. Wij raden aan om in te lezen.